Jos se ei ole näkyvillä, sitä ei ole olemassa.
Näin kärjistetysti minun arkeni välillä toimii. Tiedän kyllä, että asiakkaalle pitäisi vastata tai jokin asia hoitaa. Mutta kun se katoaa näkökentästä ja tilalle tulee seuraava asia, se ei välttämättä enää muistuta olemassaolostaan.
Yksinyrittäjänä niitä asioita kertyy. Myyntiä, keikkoja, laskuja, sähköposteja, markkinointia ja keskeneräisiä tehtäviä. Minulle ADHD tuo tähän oman lisänsä: en halua rakentaa työpäivää sen varaan, että muistaisin kaiken oikealla hetkellä.
Siksi rakensin itselleni dashboardin. Oman työpöydän, joka kokoaa tärkeät asiat samaan paikkaan.
Tämä versio ei ole muille käyttöön tehty tuote. Se on rakennettu minun arkeeni, omiin järjestelmiini ja siihen, mitä minun pitää nähdä.
En tarvinnut enää yhtä uutta tehtävälistaa
Tietoa ei varsinaisesti puuttunut. Se oli vain hajallaan.
Asiakkaat ja myynti olivat CRM:ssä. Keikkojen ajat kalenterissa. Laskut laskutusohjelmassa. Viestit sähköpostissa. Mainonnan luvut omassa palvelussaan ja hakunäkyvyys toisessa.
Kaiken pystyi selvittämään, kunhan muisti mennä katsomaan.
Juuri se oli ongelma. Minun piti itse toimia eri palveluiden välisenä muistina: avata oikeat välilehdet, etsiä tieto ja koota kokonaiskuva. Samaan aikaan joku viesti, puhelu tai uusi ajatus saattoi viedä huomion muualle.
En halunnut uutta paikkaa, johon kopioisin kaiken käsin. Halusin näkymän jo olemassa olevaan tietoon.
Päivän aikataulu ja huomioitavat asiat samassa näkymässä. Yksityiset tiedot on peitetty.
Kenellä on seuraava vuoro?
Myynnissä pelkkä asiakaslista ei riitä. Tärkeämpää on tietää, mitä keskustelussa tapahtuu seuraavaksi.
Odotanko vastausta asiakkaalta vai odottaako asiakas minulta? Onko tarjous vielä avoin? Pitääkö asiaan palata?
Dashboard lukee asiakas- ja myyntitietoja Twenty CRM:stä. Keikkojen päivät, kellonajat ja paikat tulevat Nextcloud-kalenterista. Tietoja yhdistetään, jotta sama työ ei olisi vain kaksi irrallista merkintää eri järjestelmissä.
Sähköpostin perustiedot tulevat Fastmailista. Lisäksi erillinen myyntiraportti auttaa nostamaan esiin keskusteluja, joissa meidän pitäisi toimia. Se on eri asia kuin lukemattomien viestien määrä. Viesti voi olla luettu mutta edelleen vastaamatta.
Minulle hyödyllinen näkymä ei siis vain kerro, kuinka monta asiaa on avoinna. Sen pitäisi auttaa huomaamaan yksi asia, johon voin tarttua.
Myynti ja viestit kuuluvat samaan työpäivään, vaikka niiden lähdetiedot ovat eri palveluissa. Asiakas- ja viestitiedot on peitetty.
Rahat näkyviin, mutta ei arvauksia
Laskutukseen liittyvät tiedot tulevat Invoice Ninjasta. Sieltä luetaan laskuja, maksukirjauksia, hyvityksiä ja avoimia saatavia. Kirjanpidon aineisto tulee erikseen Ledgeristä.
Erottelu on tärkeä. Laskutusohjelmaan kirjattu maksu ei vielä tarkoita, että dashboard tietäisi pankkitilin tämänhetkisen saldon. Myöskään puuttuva keikan hinta ei tarkoita nollan euron keikkaa.
Haluan nähdä, mitä tiedetään ja mitä ei tiedetä. Tyhjä kohta voi olla ärsyttävä, mutta väärä varmuus olisi pahempi.
Dashboard ei tee talouspäätöksiä puolestani. Se tuo tarkistettavat asiat näkyviin, jotta en huomaisi niitä vasta silloin, kun niihin on jo kiire reagoida.
Myös markkinoinnin pitää olla näkyvillä
Markkinoinnissa on helppo keskittyä tekemiseen. Julkaista sisältöä, säätää mainoksia ja jatkaa seuraavaan asiaan.
Mutta mitä tekemisestä seurasi?
Dashboardiin tuodaan Google Adsin ja Search Consolen tietoja. Niiden avulla näen mainonnan ja hakunäkyvyyden kehitystä samasta paikasta muun työn kanssa. Postizista tulevat puolestaan somejulkaisujen tilat: mitä on luonnoksena, mitä ajastettuna ja mitä palvelun mukaan julkaistu.
Nämä eivät ole sama mittari. Ajastettu postaus ei ole tulos, eikä näkyvyys ole kauppa. Yhteinen näkymä auttaa kuitenkin huomaamaan, mitä kannattaa tutkia tarkemmin.
Mainonnan ja hakunäkyvyyden tiedot samassa näkymässä. Yksityiset luvut on peitetty.
Taustalla pyörivä työ ei saa kadota taustalle
Käytän työssäni myös automaatioita ja omia palveluita. Niissä on sama näkyvyyden ongelma kuin muussakin työssä: jos jokin toimii hiljaa taustalla, myös sen epäonnistuminen voi jäädä huomaamatta.
Dashboard näyttää Hermes-ajojen tiloja ja Uptime Kuman palveluvalvontaa. Näen, onko jokin ajo epäonnistunut tai palvelu vaatii tarkistusta. Näkymässä on myös koneen resurssien seurantaa.
Kaikkea teknistä ei tarvitse tutkia joka päivä. Mutta ongelman pitäisi tulla näkyviin ilman, että muistan erikseen etsiä sitä.
Miten tiedot päätyvät ruudulle?
Suurin osa tiedoista luetaan taustalla lähdejärjestelmistä ja tallennetaan dashboardin paikalliseen SQLite-tietokantaan. Ajastettu synkronointi tekee tämän noin kymmenen minuutin välein.
Selain päivittää näkymään tallennetun tilanteen. Se ei siis hae jokaista lukua uudelleen kaikista palveluista joka kerta, kun katson ruutua. Osalla toiminnoista on oma suora yhteytensä.
Tämä tarkoittaa myös sitä, että tiedon iän pitää näkyä. Vanha tilannekuva voi olla hyödyllinen, kunhan se ei esiinny tuoreena tietona. Yhden lähteen häiriön ei myöskään pitäisi pyyhkiä kaikkea muuta pois.
Dashboardissa voi kirjata omia tehtäviä ja hakea tallennetuista tehtävistä ja asiakastiedoista. Erillinen tietohaku auttaa löytämään lähdekatkelmia muistiinpanoista ja artistitiedoista. Senkin tarkoitus on tuoda olemassa oleva tieto löydettäväksi, ei keksiä puuttuvia vastauksia.
Rakensin näkyvyyttä, en täydellistä hallintaa
En ajattele, että dashboard ratkaisisi ADHD:n. Se ei tee vaikeasta tehtävästä automaattisesti helppoa, eikä se päätä puolestani, mikä on tärkeää.
Myös liika näkyvä tieto voi muuttua kohinaksi. Jos kaikki näyttää yhtä tärkeältä, en ole ratkaissut ongelmaa vaan siirtänyt sen yhteen ruutuun. Siksi pelkkä integraatioiden määrä ei kerro, onko näkymä hyödyllinen. Ratkaisevaa on se, mitä huomaan ja ymmärrän siitä.
Tämä on rakennettu minun työtapaani varten. Jonkun toisen työpäivä, työkalut ja tarve nähdä asioita voivat olla aivan erilaiset.
En tarvitse tunnetta siitä, että kaikki on täydellisesti hallinnassa. Tarvitsen riittävän hyvän käsityksen siitä, missä mennään ja mitä minun pitää tehdä seuraavaksi.
Jos se ei ole näkyvillä, sitä ei ole olemassa. Siksi rakensin itselleni paikan, jossa tärkeät asiat eivät jää pelkästään muistini varaan.